第一章 公务文书

第一节 概述

学好公文写作具有十分重要的意义，例如对于大学生而言，公文写作是他们日后参加的各类选拔性考试的重要内容。公务员考试《公共基础知识》中有“公文写作与处理”的内容，包括公文写作概述、常见公文写作、公文处理等内容，某省的省直事业单位招聘考试的《考试大纲》规定：“基本公文写作知识：一般公文的格式、规范及写作。”同时，能够写作公文是党政机关工作人员的重要素质，我们知道，公文写作是党政机关工作的核心环节，普通干部应该“看得懂”，公文处理者应该是“行家里手”。

一、公文的定义

公文是“公务文书”的简称，它是指法定组织或个人，在公务活动中固定使用的、有规范体式的、发挥社会管理效能和法定效力的文书。此定义包含四个方面内容：①制发者—who：法定组织或个人；②使用领域—where：公共事务活动；③格式—what：规范体式、固定使用；④功能—how：社会管理效能和法定效力。

公文有广义和狭义区别。广义指公务活动中使用的所有文书，包括党务公文、行政公文、法规文书、管理文书、商务文书等。如总结、计划、讲话稿这些文体都属于公文。狭义指《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》规定的文种，如通知、报告、函等。

《条例》规定，党的机关公文种类有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。

《办法》规定，行政机关公文种类有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。

上述其实共有18种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等9种相通。党委发的文件有“决议、指示、公报、条例、规定”等5个特有文种；政府发的文件有“命令、公告、通告、议案”等4个特有文种。

二、公文的分类

公文可以分为两大类别：一类是通用公文，另一类是其他公文。

通用公文包括下列几种：①指挥类↓：命令（令）、决定、决议、指示、批复、意见；②知照类→：公告、公报、通告、通报、通知；③报请类↑：报告、请示、议案；④法规类：条例、规定、办法、细则；⑤记载类：函、会议纪要等。

其他公文分别是：①管理类：计划、总结、大事记等；②制度类：章程、法则、条则、制度等；③调查类：调查报告、简报等；④讲话类：工作报告、讲话稿等；⑤执法类：复议书、处罚决定书等；⑥法律类：上诉状、申诉状等；⑦礼仪类：祝词、书信、悼词等。

当然，对公文的分类还有很多标准和角度，主要有：①按行文关系可以分为上行文、平行文、下行文；②按作者性质可以分为党内公文、行政公文、社团公文；③按公文来源可以分为收文、发文；④按办事时限可以分为特急件、急件、平件；⑤按机密程序可以分为绝密件、机密件、秘密件；⑥按社会功用可以分为通用公文、规章制度文书、业务专用文书、日常事务文书；⑦按法定主体可以分为公务文书、私务文书等。

三、公文的格式

为了便于公务处理，公文形成规范的、固定的格式。《条例》《办法》和《标准》对公文格式有严格要求。包括外观形式和内在结构两个部分。

（一）公文的外观形式

关于公文的外观形式，新版党的机关文件印制格式标准规定：

1．用纸

采用60g/m2—80g/m2胶版纸或复印纸，纸张白度在90度以上，不透明度≥85%。

2．幅面

采用国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，允许误差± 1mm。

3．版心

版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行26个字，撑满版心；版心上空约39mm，下空约33mm。为方便印制，每页行数可视情况增加或减少1至2行。增减行数时应适当调整行间距，保持版心高度不变。

4．页码

用4号半角白正体阿拉伯数字，置于版心下边缘的下一行，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。

5．标点

采用规范全角标点，符合中文排版规范。

6．装订

左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订或胶订。

7．印刷要求

双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm；印刷着墨实、均匀；版面干净无底灰，字迹清楚、无断划。

（二）文头部分

不同文种的“上留白”不同：下行与平行文“短”，一般发文机关标识距离版心上边缘25mm；上行文“宽”，为了给上级机关批示留下足够的空间，一般为80mm。

1．份号

密级文件应标注份号（编号），用6位阿拉伯数字顶格标注在版心内左上角第1行。

2．密级

用21磅（word、wps系统约为20磅）黑体，顶格标注在版心左上角第2行，两字之间空1个字。

3．版头

由发文机关标志和一条横线组成，颜色为金光红色。版头设计要体现庄重大方、美观实用的特点。套印版头时，版头上下、左右位置要准确。下级机关文件版头的字高应小于上级机关文件版头的字高。

（1）《中共××文件》，市委文件发文机关标志的字高为25mm，县（市、区）党委、市直各单位党组（党委）文件发文机关标志的字高为24mm。

（2）《中国共产党××委员会（××）》，市委文件发文机关标志的字高为24mm，县（市、区）党委、市直各单位党组（党委）文件发文机关标志的字高为23mm。

（3）《中共××办公室文件》《中共××办公室（××）》，市委办公室文件发文机关标志的字高为23mm，县（市、区）党委办公室文件发文机关标志的字高为22mm。

横线中间若带实心五角星的，两边线长分别约为70mm；若不带实心五角星的，线长约为155mm；线号粗细根据版头字酌情调整；横线距版心上边缘86mm。

4．发文字号

由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。发文机关代字用小2号（word、wps系统约为17磅）仿宋体，年份、发文顺序号用半角白正体阿拉伯数字，年份外加中文六角括号“〔〕”。发文顺序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。上报的公文，发文字号居左空1字，签发人居右空1字。

5．签发人

由“签发人”三字加全角冒号加签发人姓名组成，居右空1字，与发文字号平行编排，“签发人”用小2号仿宋体，签发人姓名用小2号楷体。

（三）主体部分

（1）标题：用22磅小标宋体（word、wps系统约为22磅或二号字），标注在横线下方位置，上空5至6个4号字（word、wps系统约为22mm或62磅），一行或多行居中排布。多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形，每行词意完整，长度适宜，字距恰当。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。副标题用17磅楷体（word、wps系统约为16磅或3号字）。日期用17磅楷体。

（2）主送机关：用17磅仿宋体（word、wps系统约为16磅或3号字），与正文标题空2个小4号字，左侧顶格排，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如是转发文件类的通知，主送机关用17磅楷体。

（3）正文：用17磅仿宋体。段首前空2个字，段尾单字不成行。数字、年份不能折行。段落之间一般不空行，特殊情况为划分层次，段落间空1行。如是转发文件类的通知，通知用17磅楷体，转发文件正文用仿宋体，转发文件另起一页，文件标题上空1行。

（4）附件说明：用17磅仿宋体，位于正文和发文机关署名之间，与正文空开1行，“附件：”前空2个字，后接排附件名称，附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐，附件名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.××××”。

（5）发文机关署名：用17磅仿宋体，居右排，后空2个字，上空2行。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。

（6）成文日期：用17磅仿宋体，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，则居右排时后空2个字。成文日期用阿拉伯数字。

（7）印章：上行文要加盖印章，用印端正、着色均匀、骑年盖月，上不压正文或附件名称、下不压版记；党政机关联合行文的，左右用印，两个印章中间约空开3mm。

（8）发布层次（附注）：用17磅仿宋体，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号“〔（）〕”。上行文时要附注联系人、联系电话。

（9）附件：“附件”后无冒号，用17磅黑体，在附件正文左上角顶格排，有序号时应加序号。附件应另页编排，并在版记之前，与正文一起装订。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空1行。附件与文件正文不能一起装订时，应在“附件”之前标明文件发文字号。

（四）文尾部分

（1）抄送机关：“抄送”二字前空半字、后标全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐，右空半字，用3号楷体标注在印发机关和印发日期上方。

（2）印发说明：印发机关和印发日期用3号（word、wps系统约为15磅或小3号字）仿宋体，印发机关居左排，前空半字，印发日期居右排，后空半字。

（3）翻印说明：翻印的文件，在印发机关和印发日期下方标注翻印机关和翻印日期，格式与印发机关和印发日期相同。

（4）横线：版记中的横线与版心同宽，第一条和最后一条横线用反线，中间的用正线（即上下端线较粗，中间的线较细）。版记最后一个要素位于文件末页版心的最后一行。

（5）条码：位于文件末页右下角，与版记的最后一条横线空开约5mm。

四、关于标题和主送机关

（一）标题

《办法》规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”标题的位置。一般在红线下空两行居中，一般字体用宋体或黑体。

1．标题的组成

标题由5项组成（实为3项）：发文机关+“关于”+事由（主要内容）+“的”+文种（公文种类）如：“国务院关于加强安全生产工作的通知”，发文机关为“国务院”，事由为“关于加强安全生产工作”，文种为“通知”。介词“关于”把发文机关与事由连接起来，结构助词“的”把事由与文种连接起来。

2．标题的种类

上面是“标准式”，通常有两种特殊标题：

（1）“双项式”：发文机关+文种（省略事由），如：《中华人民共和国主席令》；事由+文种（省略发文机关），如：《关于筹建××炼油厂的请示》。

（2）“转文式”：发文机关+被转发文件标题+文种组成。第一个“关于”省略。如：《国务院批转进出口委、国家经委关于建立中国工艺美术行业协会的报告的通知》。

3．制作标题的关键：准确概括事由、正确使用文种

提示一：事由常是动宾式短语，动词不能缺少。如《××大学关于做好国庆节期间安全工作的通知》。提示二：确定文种应考虑行文方向，如选用“函”。

有公文事由的常见毛病。①不合规范，如《省劳动厅关于同意延长××同志退休时间的批复》；②事由缺失，如《中共××县委通知》；③成分残缺，如《××大学关于秋季开学工作的通知》。

公文文种的常见毛病。①缺少文种，如《省交通厅关于认真做好我省交通公安保卫工》；②生造文种，如《关于新建世纪大厦工程资金的申请》；③错用文种，如《关于申请国家重点科技攻关项目补助费的报告》。

（二）主送机关

标题下空一行，左侧顶格，回行仍顶格，后面冒号。主送机关数量有3种：第一种情况是1个，为报请类公文，如请示、报告，“湖北省人民政府”、“湖北省公安厅”；第二种情况是n个，为指挥类、一般知照类公文，如通知，“各县、市、区人民政府，市政府各部门，××经济开发区”、“各县、市公安局，××公安分局，局直各单位”；第三种情况是0个，为通告、公告等知照类，条例、章程等法规类公文。

关于“，”和“、”的使用方法。顿号用于同类内部，逗号用于不同类型之间。注意逗号和顿号混用，如：“各党总支、党群各部门，各教学院（部）、行政处（室）、直属单位，附属医院”、“各市、州、县、教育局，省属各高等学校”。